Política de privacidad

Responsable: Bilumen, Asistente, agenda y seguimiento para profesionales que atienden a personas, con domicilio profesional en Bilumen. Contacto para cuestiones de privacidad: email hola@bilumen.es.

Encargado del tratamiento: Soy Marca Sanitaria (Gemma Mar Ojeda Pérez) (NIF 77290291N), Calle Carrera de los Minerales 1, 4E, 04006 Almería, que opera la plataforma por cuenta del profesional con un contrato de encargo conforme al artículo 28 del RGPD y solo trata los datos siguiendo sus instrucciones. Contacto del operador: hola@bilumen.es.

Cuando pides cita o información: nombre, email, teléfono, motivo general de consulta, preferencia de contacto y, si lo escribes, un mensaje. El motivo de consulta puede referirse a tu salud (por ejemplo, el tratamiento que te interesa): es un dato de categoría especial y solo lo tratamos con tu consentimiento explícito y para atender tu petición.

Cuando el profesional te prepara un presupuesto o una factura: además, los datos fiscales necesarios (NIF y dirección), que solo se piden en ese momento.

Cuando usas el chat: el texto de la conversación se guarda de forma temporal con los emails y teléfonos enmascarados, para que el profesional pueda revisar cómo responde el asistente. Te pedimos que no incluyas datos clínicos, diagnósticos, fotografías ni informes en el chat: se ven en consulta.

Al abrir el chat: el canal por el que has llegado (por ejemplo, Instagram o un código QR), la campaña si la hay y la fecha. No se guarda tu dirección IP ni ningún dato que te identifique.

Si la consulta da las citas en su propio programa: cada vez que alguien pulsa el botón para pedir cita en su agenda se apunta el canal, la campaña y la fecha, sin identificarte; solo si lo pulsas desde tu app o desde un enlace que te da por WhatsApp queda en tu ficha que fuiste a reservar. También las visitas que la consulta apunta en tu ficha (el día, el servicio y quién te atendió). Sirve para no escribirte pidiéndote cita si ya la tienes.

Si la consulta te atendía antes con otro programa (o en una hoja de cálculo), puede traer a Bilumen tu ficha y tu historial de visitas (el día, el servicio, quién te atendió y, si lo tenía apuntado, el importe y sus notas, que si son de salud se guardan cifradas en tu historia). No se te avisa ni se te escribe por ello, y tus permisos para novedades y ofertas solo se traen si la consulta declara, firmando, que se los diste; nunca si te diste de baja. Queda apuntado quién lo importó y cuándo, y se puede deshacer.

Cuando aceptas o retiras un permiso (la política de privacidad, el seguimiento o las novedades y ofertas): la fecha, el texto y la versión que aceptaste, y la dirección IP y el navegador desde los que lo hiciste, como prueba. Si lo das en persona o en papel en la clínica, queda quién del equipo lo apuntó y cómo lo diste.

Si te apuntas a la lista de espera de un servicio: tu nombre, email y teléfono, el servicio, los días y las franjas que te vienen bien y hasta cuándo te sirve, el permiso que das para que te avisemos de un hueco libre (con su texto, la fecha y desde dónde lo diste), los huecos que se te ofrecen y si los reservas.

Si usas tu espacio (la app): los mensajes que te envía la consulta y si los has leído; y, si activas los avisos, el dispositivo y el navegador en los que los recibes.

Si firmas un consentimiento desde tu móvil: el documento, tu firma, el correo con el que lo verificaste con un código, la fecha y la hora, y la dirección IP y el dispositivo desde los que firmaste, como prueba de la firma. Se guardan cifrados con el resto de tu historia.

Atender tu solicitud de información o de cita, gestionar la agenda, confirmarte la cita y recordártela, y contactarte por el medio que elijas. Base: tu consentimiento (artículo 6.1.a y, para el motivo de consulta, 9.2.a del RGPD) y las medidas precontractuales que nos pides (artículo 6.1.b).

Preparar presupuestos y emitir facturas cuando lo solicitas, y conservarlas el tiempo que exige la normativa fiscal. Base: ejecución de la relación (6.1.b) y obligación legal (6.1.c).

Enviarte mensajes de seguimiento sobre tu consulta (por ejemplo, recordarte un presupuesto o preguntarte cómo va la recuperación) y, si has tenido consulta o tratamiento, pedirte que dejes una valoración pública en Google. Solo si has marcado la casilla de seguimiento; puedes darte de baja desde cualquier mensaje. Base: tu consentimiento (6.1.a). La valoración es voluntaria y se publica en Google, no en esta plataforma.

Enviarte novedades y ofertas de otros servicios de Bilumen por correo o avisos de la app, si marcas su casilla, que nunca está marcada de antemano. Al marcarla queda un permiso por cada canal que nombra, con el texto que aceptaste. Base: tu consentimiento (artículo 6.1.a del RGPD y artículo 21 de la Ley 34/2002 de servicios de la sociedad de la información). Es aparte del seguimiento de tu consulta: aceptar uno no supone aceptar el otro, y no aceptar ninguno no cambia la atención que recibes.

Puedes darte de baja en un clic desde el enlace de cualquier mensaje, de un canal o de todo a la vez, y cambiarlo cuando quieras desde tu espacio. Al darte de baja guardamos una huella cifrada de tu correo o tu teléfono (no el dato en claro) en una lista de exclusión, para no volver a escribirte por ese canal aunque tu ficha se borre o se vuelva a crear; solo sales de ella si vuelves a dar tu permiso (artículo 23 de la Ley Orgánica 3/2018 de protección de datos).

En esos mensajes de novedades y ofertas, Bilumen ve si te ha llegado, si lo has abierto (por correo, con una imagen invisible; en la app y en WhatsApp, cuando lo lees), si has pulsado su enlace y si después pediste cita, para saber qué te interesa y no escribirte de más. No se usa para nada más ni se comparte. Base: el mismo consentimiento que das para recibirlos; si prefieres que no se sepa si abres el correo, puedes bloquear las imágenes en tu programa de correo.

Avisarte si se libera un hueco del servicio que esperas. Base: tu consentimiento, que das al apuntarte y retiras saliendo de la lista desde el enlace de cualquier aviso (6.1.a).

Enviarte avisos a tu móvil o a tu navegador (una cita, un mensaje nuevo). Base: tu consentimiento al activarlos (6.1.a); los desactivas cuando quieras desde tu Perfil.

Saber qué canales traen consultas, de forma agregada y sin identificarte. Base: interés legítimo del profesional en conocer la eficacia de sus canales.

Evitar abusos y proteger el servicio, limitando el número de peticiones mediante un identificador temporal derivado de tu dirección IP que no se conserva más de una hora. Base: interés legítimo.

Los datos de tus solicitudes y citas se conservan mientras dure la relación con el profesional y, después, el tiempo necesario para atender responsabilidades y obligaciones legales. Puedes pedir que se anonimicen antes; el profesional puede hacerlo desde su panel en cualquier momento.

Presupuestos y facturas se conservan el tiempo exigido por la normativa fiscal y mercantil (con carácter general, entre cuatro y seis años).

Cuando el profesional elimina tu ficha, se guarda treinta días en una papelera por si se ha equivocado: mientras está ahí no se usa para nada ni te llega ningún mensaje, y pasado ese plazo se borra del todo (salvo lo que la ley obliga a guardar, como las facturas emitidas). Si pides que se borren tus datos, puede borrarla al momento, sin esperar a los treinta días.

Las conversaciones con el asistente se conservan de forma temporal, con los datos de contacto enmascarados, hasta doce meses.

La lista de espera: mientras esperas y, cuando sales de ella (porque reservas, te borras o caduca), noventa días más; después se borra sola.

Los registros técnicos de los envíos (a quién se mandó un aviso, por qué canal y si llegó) se conservan hasta dos años, y la cola de envío, que guarda el mensaje entero, tres meses.

Si retiras el consentimiento de seguimiento o el de novedades y ofertas, dejamos de enviarte esos mensajes de inmediato.

El registro de tus permisos (qué aceptaste o retiraste, cuándo y con qué texto) se conserva mientras dure la relación y, después, el tiempo en que se pueda pedir cuentas de esos envíos. La huella de la lista de exclusión se conserva mientras sigas de baja, precisamente para respetarla.

No se ceden datos a terceros salvo obligación legal. Para prestar el servicio utilizamos proveedores que actúan como encargados o subencargados del tratamiento, con las garantías del RGPD:

· Alojamiento de la aplicación y de la base de datos en servidores situados en la Unión Europea.

· Envío de correos electrónicos (proveedor de correo transaccional o el servidor de correo propio del profesional).

· Envío de SMS y mensajes de WhatsApp (proveedor de mensajería y WhatsApp Business de Meta Platforms Ireland Ltd.).

· Generación de las respuestas del asistente mediante un modelo de lenguaje de Anthropic (Estados Unidos), al que se envía el texto de la conversación con los emails y teléfonos enmascarados.

· Avisos en tu móvil o tu navegador, si los activas: viajan cifrados por el servicio de notificaciones de tu navegador o de tu sistema (por ejemplo, Google, Apple o Mozilla), que no puede leer su contenido.

· Google Calendar (Google Ireland Ltd.): el profesional tiene conectado su calendario, y en él se guardan la fecha, la hora y el tipo de tu cita, tu nombre abreviado y su referencia.

Los proveedores situados fuera de la Unión Europea tratan los datos con cláusulas contractuales tipo o bajo el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. Por eso te pedimos no incluir datos personales ni de salud en la conversación.

Las consultas online se realizan con la videollamada de la plataforma o, si el profesional lo prefiere, con su propia herramienta. La videollamada de la plataforma va cifrada en tránsito, el audio y el vídeo no pasan por la aplicación y no se graban: la plataforma no accede a su contenido.

Cifrado en tránsito: todo lo que viaja entre tu dispositivo, la aplicación y nuestros proveedores va cifrado con HTTPS (TLS).

Cifrado en reposo de lo sensible: los datos de salud (valoraciones clínicas, fotos clínicas, cuestionarios de seguimiento, documentos de la historia clínica, resultados de pruebas y sus informes, hojas de receta, informes de la consulta para el paciente y consentimientos firmados) se guardan cifrados con AES-256-GCM y una clave propia, distinta de la del resto de la aplicación. Con el mismo algoritmo se cifran las credenciales de servicios de terceros, como las de Google Calendar, el correo o la pasarela de pago, y los datos bancarios de las domiciliaciones y de las remesas de recibos.

Control de acceso: cada profesional solo ve los datos de sus propios pacientes, y cada persona de su equipo solo lo que su perfil permite. Las contraseñas se guardan con un resumen irreversible (bcrypt), el acceso se bloquea unos minutos tras varios intentos fallidos y el profesional puede activar la verificación en dos pasos. Tú entras en tu espacio con un código de un solo uso que te llega al correo. Las sesiones caducan y sus cookies son seguras y no accesibles desde el navegador.

Registro de accesos: queda constancia de cada vez que alguien abre una valoración clínica, las respuestas de un cuestionario de seguimiento o del de antes de tu cita, una foto, un documento de la historia (también los resultados de pruebas y las recetas), el informe de una prueba o un informe de la consulta preparado para el paciente (también cuando lo abre él en su app), y de cada vez que el equipo técnico de Bilumen entra en el panel de un profesional para darle soporte.

Servidores y copias: la aplicación y su base de datos están en servidores de la Unión Europea, con acceso restringido al personal técnico. Cada día se hace una copia de seguridad: la de la base de datos se guarda catorce días en el propio servidor, y otra de la base de datos y de los ficheros subidos, cifrada con una clave que no está en el servidor, va a un almacenamiento externo de la Unión Europea, del que se guardan las copias de los últimos treinta días y una por mes de los últimos doce meses. Las copias solo sirven para recuperar el servicio ante un fallo: lo que se borra de la aplicación desaparece también de ellas cuando caducan, como mucho en doce meses.

Mínimo necesario: solo pedimos los datos que hacen falta para cada función y no los usamos para publicidad ni los vendemos. Si alguna vez hubiera una brecha de seguridad que afectara a tus datos, avisaríamos a la Agencia Española de Protección de Datos y, cuando corresponda, a ti, en los plazos del RGPD.

Puedes ejercer tus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad, y retirar tu consentimiento en cualquier momento, escribiendo a email hola@bilumen.es. También puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).

Eliminar tu cuenta de la app: desde la propia app, en Perfil → Eliminar mi cuenta, o sin la app, siguiendo los pasos de app.bilumen.es/eliminar-cuenta. Se borran al momento tu cuenta de acceso, tus sesiones en cualquier dispositivo, los dispositivos registrados para avisos y tus permisos de seguimiento y ofertas. Tu ficha, tus citas y tu historia clínica las conserva cada profesional que te atiende, que recibe tu petición de borrado y guarda solo lo que la ley le obliga a guardar (la historia clínica, al menos 5 años desde cada alta, y las facturas, los plazos fiscales); el resto lo borra al momento, sin pasar por los treinta días de la papelera. Un profesional pide la baja de su cuenta desde su panel (Ajustes → Contraseña y acceso) y la borramos en un máximo de 30 días, salvo las facturas.

Última revisión de esta política: 18 de octubre de 2026.